Een AI-register maken: wat erin hoort en hoe je het bijhoudt

Toch houden steeds meer bedrijven er een bij, en dat is niet uit angst voor een boete. Het is omdat je zonder register geen antwoord hebt op vragen die nu al gesteld worden.

De vragen waar het om gaat

Je accountant vraagt bij de jaarrekening welke AI er in je processen zit. Een klant stuurt een leveranciersvragenlijst met tien vragen over AI en gegevensverwerking. Een medewerker vraagt of ze klantdata in een chatbot mag plakken. Een toezichthouder vraagt hoe je aan artikel 4 voldoet, de eis dat je mensen weten wat ze gebruiken.

Op al die vragen is het antwoord dezelfde lijst. Heb je die lijst niet, dan ben je elke keer een halve dag bezig met rondvragen.

Wat erin hoort

Per tool of model:

• Naam en leverancier. Welke tool, van wie, en welk onderliggend model als dat bekend is.
• Waar het draait. In welke regio de verwerking plaatsvindt. Dit is de vraag die het vaakst terugkomt en het vaakst niet te beantwoorden is.
• Doel. Waarvoor het wordt gebruikt, in één zin en concreet. Niet "productiviteit" maar "concepten voor klantmails".
• Welke data erin gaat. En specifiek: zitten daar persoonsgegevens bij, of gegevens van klanten.
• Verwerkersovereenkomst. Ja of nee, en waar die ligt.
• Verantwoordelijke. Eén naam. Niet een afdeling.
• Risico-inschatting. Valt dit onder verboden praktijken, onder hoog risico, of onder geen van beide. Voor de meeste tools is dat laatste het antwoord, en dat mag je opschrijven.
• Transparantie van toepassing. Praat dit met klanten, of maakt het gepubliceerde content. Zo ja, is dat gemeld.
• Laatst beoordeeld. Datum. Dit veld is belangrijker dan het lijkt.

Het sjabloon

Onderaan deze pagina staat een invulbaar sjabloon met deze kolommen, als spreadsheet. Vul het in met wat je vandaag weet en laat de gaten open. Een register met open plekken is bruikbaar, een register dat er niet is niet.

Waar het na drie maanden misgaat

De eerste versie maken kost een middag. Het probleem zit in wat daarna gebeurt.

Iemand neemt een nieuwe tool in gebruik met een proefaccount en meldt dat niet. Een bestaande leverancier bouwt een AI-functie in een product dat je al jaren gebruikt, en er verandert niets aan de factuur. Een developer wisselt in de code van model, van het ene naar het andere, en dat is een regel code. Een medewerker vertrekt en zijn persoonlijke API-sleutel blijft actief in een project.

Geen van die vier gebeurtenissen komt in je register terecht, want er is niemand wiens taak dat is. Zes maanden later klopt je lijst niet meer, en dat merk je precies op het moment dat iemand ernaar vraagt.

Wat wel werkt

Drie dingen, oplopend in moeite:

1. Eén moment per kwartaal. Zet het in de agenda, loop de lijst langs, vraag twee mensen of er iets bij is gekomen. Kost een half uur en is oneindig beter dan niets.
2. Eén ingang voor nieuwe tools. Wie iets nieuws wil gebruiken meldt het op één plek. Werkt alleen als het aanmelden minder moeite kost dan het omzeilen ervan.
3. Meten in plaats van vragen. Het AI-verkeer van je bedrijf loopt langs een punt dat registreert welke modellen en tools er langskomen. Dan vult de lijst zich met wat er werkelijk gebeurt.

Die derde is waar wij aan bouwen. Je verandert één instelling in je projecten, waarna het verkeer via ons loopt en je register zich bijwerkt met wat er echt gebruikt wordt. Plan een kennismaking als je dat wilt proberen.

Download

Sjabloon AI-register, als spreadsheet. Laat je e-mailadres achter en je krijgt hem direct.